Menurut Fowler (1970)
Sekretaris
adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu
korespondensi,tugas administrasi,mendapatkan informasi dan menyimpan
rahasia,atau pegawaiyang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk
berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan
organisasinya.
Tugas-Tugas Sekretaris meliputi :
- Mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat.
- Mengatur jadwal/kegiatan pimpinan.
- Mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya.
- Mengirim atau menerima faksimili.
- Menerima telepon masuk/keluar
- Mengatur surat agenda masuk atau keluar.
Peralatan,Perlengkapan,dan Penyimpanan Arsip meliputi :
1. Filing Cabinet yaitu lemari tempat menyimpan arsip. Macam-macam atau type filing cabinet :
- Lateral filing cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip.
- Drawer type filing cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk.
2. Guide
adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan
ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya,yang berfungsi sebagai
pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada
dibelakangnya.
3. Folder
adalah map berupa lipatan karton atau plastic yang digunakan untuk
menyimpan warkat,ditempatkan di belakang guide. Ada 4 macam folder yaitu
:
- Brief
ordner,yaitu : map besar terbuat dari karton tebal di dalamnya terdapat
penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam
jumlah banyak dan biasanya disusun secara vertical di atas rak.
- Stof map yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastic.
- Snelhechter
yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastic yang di dalamnya
terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.
- Hanging
map/map gantung yaitu map tanpa penjepit yang digantung pada gawang
filing cabinet. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi laci
filing cabinet.
- Rak
sortir,berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang
diterima,diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder
masing-masing.
- Kartu
index yaitu kartu yang berukuran 15 X 10 cm yang di dalamnya memuat
data tentang warkat yang akan disimpan,digunakan sebagai alat bantu
untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
a. Aiphone
adalah suatu alat komunikasi yang dapat menghubungkan ruang satu dan ruang lain pada kantor sipil atau militer.
Secara Umum,Cara Mengoperasikan Aiphone adalah sebagai berikut :
1. Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting yang akan disampaikan dan yang akan diterima.
2. Angkat gagang aiphone dengan menggunakan tangan kiri.
3. Tekan tombol ruangan mana yang akan dituju,pastikan terlebih dahulu nomor ruangan yang akan dituju
4. Gunakan bahasa yang sopan dengan nada suara yang ramah.
5. Suara harus jelas dan mudah dimengerti.
6. Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih.
7. Simpan kembali gagang aiphone pada tempat semula.
b. Telepon
Telepon
yang digunakan masyarakat umum,baik perkantoran maupun
perorangan,mempunyai berbagai macam jenis,diantaranya adalah telepon
dengan penghubung kabel dan penghubung frekuensi. Telepon dengan
penghubung kabel sering digunakan kantor sebagai media komunikasi
permanen. Bentuk telepon semacam ini tentu saja bermacam-macam seperti
telepon dengan system putar nomor,dengan tekan tombol,dan dari segi
mekanisme mesinnya ada telepon digital dan nondigital.
c. Telepon Genggam (ponsel)
Ponsel
merupakan alat komunikasi yang dapat diterima secara langsung dari
pihak lain tanpa dihubungkan dengan kabel. Ponsel menggunakan teknologi
wireless dengan frekuensi yang digunakan oleh masing-masing provider
berbeda. Cara pengoperasian ponsel dapat anda lihat pada user manual
yang disertakan bersama dengan ponsel yang dibeli. Cara pengoperasian
dan fasilitas yang dimiliki oleh ponsel masing-masing jenis dan merk
berbeda.
d. Faksimili
Adalah
alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan aslinya,baik berupa
tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat. Adapun beberapa contoh
sebagai berikut : mesin faksimili Panasonic KX-F 2090,mesin faksimili
Ricoh, dan mesin Brother FAX-837MC.
Masukan (Out Going Massage)
1. Tekan tombol out going massage (OGM) recording.
2. Bicara,jika anda ingin kirim faks dapat langsung tekan start,jika ingin titip pesan dapat bicara setelah nada ”beep” terdengar.
3. Setelah selesai,tekan tombol OGM recording,hasilnya lampu alarm akan mati.
4. Memo two way,merekam pembicaraan telepon 2 arah.
5. Play back,mendengar kembali rekaman yang dibuat.
Cara Pengoperasian mesin fax Panasonic KX-F 2090
a. Photocopy
- Memasukkan data yang hendak dikopi dengan posisi terbalik.
- Pilih resolusi yang diinginkan.
- Tekan tombol start.
b. Cara mengirim (transmit)
- Memasukkan data yang hendak dikirim dengan posisi terbalik, Pilih resolusi yang diinginkan.
- Tekan tombol monitor.
- Tekan tombol (nomor) yang dituju.
- Setelah mendengar sinyal faxs lawan,langsung tekan start.
c. Cara menerima
- Manual : setelah mendengar sinyal faxs, langsung tekan start.
- Automatic : setel posisi receiving mode ke TAD fax atau fax.
Cara Pengoperasian mesin fax Ricoh :
a. Letakkan dokumen menghadap ke bawah.
b. Tekan jumlah halaman yang diinginkan.
c. Tekan tombol yes.
d. Apabila muncul tulisan departemen code pada display,tekan no
e. Setelah muncul dial-keypad,putar nomor fax lawan,setelah tersambung dan terdengar suara seperti burung,tekan tombol start.