Translate

Minggu, 03 Februari 2013

Menurut Fowler (1970)
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi,tugas administrasi,mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia,atau pegawaiyang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan organisasinya.
Tugas-Tugas Sekretaris meliputi :
-       Mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat.
-       Mengatur jadwal/kegiatan pimpinan.
-       Mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya.
-       Mengirim atau menerima faksimili.
-       Menerima telepon masuk/keluar
-       Mengatur surat agenda masuk atau keluar.
Peralatan,Perlengkapan,dan Penyimpanan Arsip meliputi :
1.    Filing Cabinet yaitu lemari tempat menyimpan arsip. Macam-macam atau type filing cabinet :
-       Lateral filing cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip.
-       Drawer type filing cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk.
2.    Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya,yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.
3.    Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastic yang digunakan untuk menyimpan warkat,ditempatkan di belakang guide. Ada 4 macam folder yaitu :
-       Brief ordner,yaitu : map besar terbuat dari karton tebal di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak dan biasanya disusun secara vertical di atas rak.
-       Stof map yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastic.
-       Snelhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastic yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.
-       Hanging map/map gantung yaitu map tanpa penjepit yang digantung pada gawang filing cabinet. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi laci filing cabinet.
-       Rak sortir,berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima,diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.
-       Kartu index yaitu kartu yang berukuran 15 X 10 cm yang di dalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan,digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
a.    Aiphone
adalah suatu alat komunikasi yang dapat menghubungkan ruang satu dan ruang lain pada kantor sipil atau militer.
Secara Umum,Cara Mengoperasikan Aiphone adalah sebagai berikut :
1.    Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting yang akan disampaikan dan yang akan diterima.
2.    Angkat gagang aiphone dengan menggunakan tangan kiri.
3.    Tekan tombol ruangan mana yang akan dituju,pastikan terlebih dahulu nomor ruangan yang akan dituju
4.    Gunakan bahasa yang sopan dengan nada suara yang ramah.
5.    Suara harus jelas dan mudah dimengerti.
6.    Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih.
7.    Simpan kembali gagang aiphone pada tempat semula.
b.    Telepon
Telepon yang digunakan masyarakat umum,baik perkantoran maupun perorangan,mempunyai berbagai macam jenis,diantaranya adalah telepon dengan penghubung kabel dan penghubung frekuensi. Telepon dengan penghubung kabel sering digunakan kantor sebagai media komunikasi permanen. Bentuk telepon semacam ini tentu saja bermacam-macam seperti telepon dengan system putar nomor,dengan tekan tombol,dan dari segi mekanisme mesinnya ada telepon digital dan nondigital.
c.    Telepon Genggam (ponsel)
Ponsel merupakan alat komunikasi yang dapat diterima secara langsung dari pihak lain tanpa dihubungkan dengan kabel. Ponsel menggunakan teknologi wireless dengan frekuensi yang digunakan oleh masing-masing provider berbeda. Cara pengoperasian ponsel dapat anda lihat pada user manual yang disertakan bersama dengan ponsel yang dibeli. Cara pengoperasian dan fasilitas yang dimiliki oleh ponsel masing-masing jenis dan merk berbeda.
d.    Faksimili
Adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan aslinya,baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat. Adapun beberapa contoh sebagai berikut : mesin faksimili Panasonic KX-F 2090,mesin faksimili Ricoh, dan mesin Brother FAX-837MC.
Masukan (Out Going Massage)
1.    Tekan tombol out going massage (OGM) recording.
2.    Bicara,jika anda ingin kirim faks dapat langsung tekan start,jika ingin titip pesan dapat bicara setelah nada ”beep” terdengar.
3.    Setelah selesai,tekan tombol OGM recording,hasilnya lampu alarm akan mati.
4.    Memo two way,merekam pembicaraan telepon 2 arah.
5.    Play back,mendengar kembali rekaman yang dibuat.
Cara Pengoperasian mesin fax Panasonic KX-F 2090
a.    Photocopy
-       Memasukkan data yang hendak dikopi dengan posisi terbalik.
-       Pilih resolusi yang diinginkan.
-       Tekan tombol start.
b.    Cara mengirim (transmit)
-       Memasukkan data yang hendak dikirim dengan posisi terbalik, Pilih resolusi yang diinginkan.
-       Tekan tombol monitor.
-       Tekan tombol (nomor) yang dituju.
-       Setelah mendengar sinyal faxs lawan,langsung tekan start.
c.    Cara menerima
-       Manual : setelah mendengar sinyal faxs, langsung tekan start.
-       Automatic : setel posisi receiving mode ke TAD fax atau fax.
Cara Pengoperasian mesin fax Ricoh :
a.    Letakkan dokumen menghadap ke bawah.
b.    Tekan jumlah halaman yang diinginkan.
c.    Tekan tombol yes.
d.    Apabila muncul tulisan departemen code pada display,tekan no
e.    Setelah muncul dial-keypad,putar nomor fax lawan,setelah tersambung dan terdengar suara seperti burung,tekan tombol start. 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar